元祖食品CIO齐磊：快速扩张下的信息化创新

  漫步在上海的街头，人们偶尔会被一些鲜艳的粉红色招牌所吸引，走进去一看，似乎与一般西饼店没太多区别，但细看下来，才会发现这里有一些普通西饼店不会卖的东西，比如红蛋、年糕、粽子、月饼、喜饼、台湾水果等等高档礼品......这就是元祖食品。一直以来，它力求从口感到包装都给人耳目一新的感觉，而不变的是基于传统食品这个载体。

  开个蛋糕店，技术壁垒是很低的，谁都可以开，谁都可以卖。而元祖食品1981年在台湾成立，从1993年进驻上海至今，以上海为基地，先后在上海、江苏、等14个省市设立了9家分公司、四家工厂，直营门店数从2家增加到现在的三百余家，加盟店百余家，年营业额在17亿左右，发展速度十分迅猛。很多企业想在烘焙行业的巨大营业额中分得一杯羹，元祖如何能在这场激烈市场争夺战役中，抢占先机，拔得头筹？又是如何利用信息化武器武装自己，不断发展壮大？为此，记者采访了元祖食品CIO齐磊，通过对其经营模式、信息化战略的剖析，分析快速发展之道。

  快速扩张的“后遗症”

  “对门店管理要求很高、对成本管控与物流环境要求高、节令巨大流量掌控......”,据齐磊描述，元祖食品所在的烘焙业是一个比较特殊的行业，在对于品牌与产品的管理上，应该要有除了保证产品品质外的其他考量。“这是一个高风险的行业，因为产品是要给人吃的，过程又拉的很长，一旦其中一个环节出了事情，那所有的努力就可能全被抹杀掉。”齐磊说。

  与其他的蛋糕店不同，元祖食品采用的是中央厨房-门店加工的模式。除了蛋糕产品外，是制作好包装到门店销售。而元祖的蛋糕的模式是，先做好蛋胚，再急速冷冻全程保鲜送到门店去，当顾客到门店去买的时候，根据具体需求做二次加工。通过这样的方式来确保产品的质量、安全性、灵活度和美味。

  元祖对自身产品的高要求并没有阻挡其快速扩张的脚步，但快速扩张的同时，也曾经碰到一些问题，如：远端管理的困扰，加盟店的素质参差不齐、总部很难监控到各店面的运营状况;基础架构的重整，各分公司、门店系统在平台建设上缺乏统一规划;门店管理的一致性，各个分公司、门店的商品信息、价格信息、促销政策等缺乏统一有效的信息化手段管控，导致门店财务操作不规范、总部难以对店面经营行为及时反应……整个企业组织存在各种边界，种种边界的相互隔离，会导致企业管理的“信息贫瘠”。

  信息系统能不能协助最高级及最细致的要求，“我们要的系统是不论是谁来，它都一样去运转，这是其一，其次就是后台信息的收集、分析和汇总的速度要求非常即时，还需要支撑一年大概五千万以上级别的数据量，门店基于Windows平台的POS机能否保证别人不会利用它做些与工作无关的事，活动监控，公司的广告能按照要求播放……这些对我们来说都是挑战了。”齐磊说。

  ERP+POS

  据齐磊介绍，当初在选择信息系统供应商的时候，也考虑过国外的一些知名ERP厂商，“但实际上，对于我们所处的烘焙行业，他们并不熟悉，我们需要找一个能清楚了解我们的需求，并将会对我们最大程度支持的，这个支持会体现在系统定制化的部分。”经过这几个条件的筛选，用友走进了元祖的视线。

  考虑到元祖食品集团的现状和业务发展要求，用友将元祖食品集团信息化规划分为四个层次，即门店业务、分公司业务、集团总部业务和决策分析四个层次，各层业务相互关联、数据相互集成。

  除了ERP基本的功能外，这里面还有一个重要的部分是ERP和POS结合的思路，也就是说门店的POS系统区别于一般的POS系统，因为一般的POS主要是用来卖产品，但元祖的POS机将作为ERP的客户端，也就是说分店在卖商品或是在和总部要产品的时候，它的操作更似于ERP中的进销存的出入库。

  “比如说一个顾客订了蛋糕，当场加工裱花，此时就像一个小小的MRP的展开，所以用这种方式，对门店的库存、订单、财务管理就可以用依照我们规定的标准来运作。”齐磊解释说。

  据记者了解，元祖的门店管理是通过零售产品和用友NC的接口来实现。除了少量零售独有的档案，其他基础档案全部在集团集中管理。通过集团档案下载的形式传递给零售后台服务器，再经过零售后台服务器交互给门店POS端。门店POS端的所有业务数据，全部通过零售后台服务器，几乎实时的传递到NC数据库服务器上(实时周期根据可配置的数据处理周期而定)，并在NC的业务单据中可以体现。

  据齐磊描述，“因应元祖的门店管理思路，用友为元祖在POS与ERP间的整个架构方面帮我们做了定制化，国外的ERP，定制化成本非常巨大，用友采用打包的方式来完成这个巨大的工程。”

  “其次，有了这个系统之后，让迅速收集数据变成可能，之前用的系统，无法支持多组织多帐本。虽然用友系统上线中有许多难关，但是在双方的努力下对效率、即时性做了极大的优化。

  以往，各个分公司的管理者通过一层一层的回访，汇总将这些数据丢给总部，总部的人再汇总呈报，因为时效性，最后拿到的信息很可能都是没用的。实际上，信息系统就是把这整个过程浓缩成小时内或是分钟内要做好的事情。这是用友帮了元祖的一个大忙。”齐磊说。

  POS界面的顾客体验增强，如变成销售媒体，这个部分将是2011下半年元祖和用友一起合作的部分。

  全程礼券管理

  2009年的中秋节，是齐磊刚刚加入元祖之后的第一个节日，而对于齐磊来说，最深刻印象，莫过于因为对品牌的坚持，不过节令当日进行销售。那个中秋元祖报废了2000多万元的月饼。

  礼券是元祖食品业务里很重要的一部分，礼券的管控也是管理和信息系统中至关重要的一环，“这个行业会把不同的产品做成不同的指定礼券先行进行销售，因为不这么做的话，根本不知道中秋节要生产多少的月饼，如果有300万礼券，就不能生产400万。节令一过就不能再卖了”，齐磊说。就像是春运的高峰期，稍稍控制不好，就容易使消费者怨声载道，也会造成公司钜额的经济损失。元祖对礼券的管控是非常严谨的，因为要知道这些礼券实际上是要到哪里去，可能会在哪些地方被拿走，也就影响到元祖在哪些地方放多少月饼;其次，元祖销售的月饼是以冰激凌月饼为主、传统月饼为辅的，其一对于天气的变化影响和保存条件的影响也比较大;其二传统月饼无法;再次，如果折扣没控制好，也能砸烂自己的牌子，比如外面的礼券卖到五六折，实际上这对于企业的品牌和利润是致命的打击……

  每一步都要很小心，要摆脱人工因素的失误带来的报废成本和声誉受损的风险，元祖的管理层经过一些思考和分析之后，在ERP的调研中决定将管理礼券E化，也就是把管理经验电子化。没错!那就是最佳的方案。

  用友上线之初，经过调研，双方确定了一些需要攻克的难点：

  1、 礼券作为一种现金的代金券，可能存在跨公司提货，加盟店代发货，赠券提货等等情况调拨都如果没有有效的办法进行管理和控制，将存在很大的管理风险;

  2、 礼券的提领与库存调动汲汲相关，如果不能即时掌控与调度，很容易造成客户困扰与报废问题。

  经过这些难点分析之后，最终建立了一套礼券模快，模块完全支持从礼券入库，礼券下发分公司，门店礼券要货，礼券下发门店，礼券销售，礼券调拨，礼券退回，礼券作废，礼券盘点的全方位管理，礼券进销存自成体系;并通过预警服务，实现回收礼券的校验，自动形成礼券校验报告以供分析;通过NC标准的财务会计平台强大的自定义功能，对各种情况进行条件约定，自动转出业务对应的财务分录。

  颠覆传统

  回顾元祖的信息化历程，可以提炼出一个词就是“颠覆传统”。

  齐磊表示，在元祖，信息部门不再是传统的被动角色，而是主动分拆公司的运营战略，考虑到哪些是可以用信息系统来完成，然后提出要做什么，用这样的方式去影响相关部门，让他们来一同参与业务变革。

  其次，“实际上大可不用去买多贵的一体方案，或者认为国外的东西就一定是好的，与其花这些钱还不如把钱花在凸显企业竞争优势的系统上。也能消除IT部门只花钱不能解决问题的看法。”齐磊说。

  只要有一套ERP，万事OK？答案是NO!

  在信息行业分工是很细的，“之前也有过一些误区，认为只要ERP厂商就好了，其实不是这个样子，在IT界中，有些专业的领域是需要拆分出来的要专业厂商来做的。比如在系统维运这个方面，不管是用友还是元祖都忽略了DBA的存在，后来我花了很多时间在DBA工作上。比如全系统各地的资讯连结，也是需要SI厂商的协做。

  另在软件系统方面，并不是一套ERP就可以从头包到尾，如CRM、BI、工作流程，也需要专业的厂商或系统，经过整体规划然后与用友进行对接，这样才可以就发挥出各自擅长的优势。成为资讯协助公司整体战略目标达成的助力”齐磊介绍说。

  记者手记

  齐磊是一个很健谈的台湾人。

  在加入元祖之前，齐磊有12年的经历是在电子制造行业，也在IBM呆过1年左右，他擅长的领域是IT部门的再造、信息政策的拟定，还有跨功能系统的整合。

  实际上IT部门只是齐磊所管理的五个部门之一。除此之外，还有电子商务、特许加盟等业务部门。

  “信息是企业治理的一个验证!现代企业，如果没有信息系统做流程固化乃至于趋势预测，人是管不过来的。信息系统会协助公司，同时发挥大公司的优势与小公司的弹性。信息化是一种管理理念的工具，不局限于技术。”齐磊在采访结束时说。