OA系统应用三部曲：了解、喜欢、用好

  OA办公系统很好用，因为它非常方便、快捷;OA办公系统不好用，因为它太麻烦、抽象了。

  这是北京金信集团公司内部对于OA办公系统两种不同的看法，三个月前金信集团实施了OA办公系统，对于集团CIO姜程来说，员工对OA系统有不同的看法是很正常的，当前他的重要工作就是尽快让他们了解、喜欢、用好这个系统。

  姜程发现，通过OA系统实行网上审批三个月来，大部分人从最初的不习惯，到现在已经离不开这个系统了。但还是有些年龄较大的人对系统的认识有误区，他们感觉网上审批很抽象，看不见、摸不着的，不像以前在纸张上审批那么稳妥和直观。

  姜程很清楚造成这种误区的原因是什么，所以，他经常在集团例会上向大家介绍OA系统的知识。

  周一早上九点整，金信集团的中高层经理齐聚大会议室，召开每周一次的例会。今天姜程来得更早，他已经准备好了发言的内容，并争取到第二位发言顺序。

  姜程说：“OA系统已经上线了三个月，目前看整体使用情况还是很顺利的。绝大部分人都已经熟悉了这个系统，使用上也没有什么障碍了，目前公司的发文和审批已经开始逐步转移到网上，明显提升了公司的工作效率，节省了大量的人力、物力和时间成本，也保证了公司管理制度的规范和落地。但是，也有的领导觉得使用这个系统比较麻烦和抽象，我想造成这种现象的主要原因还是对系统不够熟悉。”

  生产副总张毅扶了扶眼镜，接着说道：“这个系统是不错，但是用起来比较麻烦啊，我们这些年龄大的人不太习惯，不如用纸张审批签字方便，看得清楚”。张毅今年50多岁，是公司的元老之一，以前没怎么接触过电脑，他的话又得到了其他几个人的附和。

  姜程早就准备好了怎么回答他们：“其实在OA系统上审批文件，除了方便、快捷以外，还要比纸张的方式更直观、更透明。因为在OA系统内，申请人和审批人都可以实时、全程的看到一个步骤的审批，你像这个单据流转到哪里了、审批人的审批意见和审批时间、审批结果等等，都能够直接看到，这显然是用纸张审批的方式不可能实现的。所以，网上审批不但不抽象，而是更形象。”

  张毅：“在哪里能看到审批过程呢？我记得原来培训过，后来忘了。唉，现在的脑袋真是完蛋了。”他的话引起大家一阵善意的笑声。

  姜程也笑了：“申请人在‘我的申请’中查看，能够看到自己发出去的申请的审批状态和审批记录，如果发现审批人一直没有审批，还可以对他进行催办。审批人在‘待我审批’和‘经我审批’中查看，能够看到在自己审批前和审批后的全部审批记录。你想，如果用纸张审批，是不是就只能看到前面的审批，看不到后面的审批了呢？”

  办公室主任刘明接着说道：“确实，这个华天动力的OA系统设计很完善、也很严谨，有很多好的功能值得我们去挖掘。比如能够看到审批单的全程审批记录，尤其是能够看到最终的审批结果，对审批人来说就非常有用，这在以前是做不到的。现在主要还是因为我们刚刚开始用这个系统，才觉得有点抽象。”

  张毅：“是啊，我们也得跟得上科技的发展啊，不过公司要多搞一些培训才行”。

  姜程：“集中式的培训我们已经做过两次了，接下来会有两种培训方式，一是每周三的下午四点，我们在3号会议室举办OA培训，凡是想了解或咨询OA问题的，都可以来参加。二是对主要领导，我们会不定期的进行跟踪培训，随时解答疑问。”

  张毅：“这种方式好，比较灵活，也不耽误时间。”

  姜程：“当初我们在进行OA系统选型的时候，就非常注重系统的实用性和易用性，这样的系统才能让我们快速用起来，所以选择了华天动力OA办公系统。毕竟我们的系统才刚刚实施，所以现在有些问题都是很正常的，只要大家对系统熟悉了，就会越用越好。”

  金信集团应用OA系统的故事，在中国国内企业非常具有典型性。很多企业辛辛苦苦实施了OA系统，却因为种种原因，员工对系统不了解、不熟悉，结果不会用、不爱用，从而产生对系统的抵触情绪，导致应用效果不好。

  因此，实施OA办公系统的过程中，非常重要的一项工作就是趁热打铁，做好培训，尽快让员工掌握系统的作用和操作方法。只有切实感受到系统的便利性，才会真正爱上这个系统，用好这个系统，发挥出最大的应用价值，实现投入产出比最大化。