东方电子OA系统：员工设置300个工作流程

  “我们很早就介入信息化领域，在帮助客户打造信息化系统的同时，也陆续给自己建立了一些系统。在2008年，虽然我们有一些工具，但是在软件的完备性和功能性上都不能满足预期的提高工作效率、管理的准确性等工作需求，因此，我们对OA系统有强烈需求。”东方电子集团有限公司(以下简称东方电子)科技部部长郑永志在接受记者采访时说。

  缺席会议不能找借口

  东方电子集团有限公司，是国内能源管理系统解决方案主要供应商之一，参加IEC(国际电工委员会)国际标准制定，是EMCA(中国节能协会节能服务产业委员会)主要成员，是国家和山东省重点扶持的高新技术企业。公司围绕智能电网、物联网、节能环保“三大主业”和软件及外包服务、电子制造、民用消费品“三大辅业”，精进创新，持续进步，企业不断做大做强。

  公司目前拥有包括一个上市公司在内的15家权属企业，员工两千余人。公司目前有电力调度自动化、保护及变电站综合自动化、配电自动化、电能计量管理、智能电源、合同能源管理、RFID等10大系列300多个产品，覆盖了能源、交通、公共安全等领域。

  在2008年，东方电子开始建立和完善整体高效的协同运行机制，由于公司缺乏一套简洁、实用、高效的协同办公平台，导致个人办公效率、整体办公效率难以提高，信息共享、传递不及时，统一决策、贯彻执行的难度变大和速度变慢，东方电子亟需在集团公司范围内构建协同办公系统。作为一家为客户开发信息化系统的企业，它对于信息化系统的认识比普通企业更深刻，要求也更高。

  经过招标，东方电子最终选择了万户网络的OA系统。记者了解到，该系统主要提供了信息管理、单位主页、工作流程、综合办公、邮件、GKE(即时聊天工具)等六大功能模块。这些模块对东方电子来说都非常重要，其中最重要的功能是信息管理和综合办公，它们让东方电子的员工实现了即时沟通，协同办公。

  综合办公这个模块包括会议管理和图书管理。其中“会议通知”这一应用让郑永志非常满意，以前开会时，负责通知的同事要去电话或者当面通知每一个参会者，而找不到参会者的情况时有发生，在使用了OA系统以后，参会者可以通过OA收到该会议通知，还可以通过短信发送到参会者的手机上，通过多种方式传达到员工。“以前通知开会的时候，负责通知的人老觉得不踏实，因为电话通知，有的人缺席时会说没收到会议通知。现在通过OA，通知没通知，大家一眼就看到了。”郑永志说，“对沟通、协作的作用比较明显。”它同时可以实现预定会议室的作用。

  而通过图书管理这一应用，员工可以在OA系统里查询企业内的图书馆里的哪些书已经借出，哪些书可借阅。这省去了员工跑图书馆之劳。而这也得到了企业员工的肯定，“现在在OA上就可以查阅哪些图书可以借，方便又节省时间。”东方电子的员工李明向记者表示。

  异地沟通很通畅

  信息管理也是员工使用频率最高的功能之一。东方电子集团旗下有诸多分子公司，人数近3000。传统的沟通方式以电话和邮件为主，即时性不强，传递的信息量有限，成本高。而现在通过OA系统的信息管理模块，员工可以随时了解公司动态、公司公告，查看通知，通过论坛讨论问题等，这样大大节省了沟通成本，提高了沟通效率。这种异地的顺畅沟通是通过VPN实现的。

  对于经常出差的同事来说，他们可以正常办公，OA同样功不可没。以前员工出差时与企业内部沟通的即时性就相对差一些，而通过OA系统，员工可以随时跟踪自己所涉及的工作，比如审批公文、了解公司动态等，真正体现了顺畅的协同办公。“这突破了空间、地域的限制。”郑永志说。这同样是通过VPN来实现的。据了解，目前东方电子的OA系统注册人数超过1500。

  任何系统上线都会引起人们的不适应，OA系统也面临着这样的问题，所以OA系统的成功应用，需要“一把手”。公司高层领导非常重视该项目，各部门“一把手”也积极推进OA应用。慢慢地大家就养成用OA的习惯了，从原来的被动推动，转变为后来的主动应用。记者了解到，在OA系统上线之初，有的领导在批完公文之后，马上打电话给上一级的领导，提醒他们在OA上审批流程，促进大家养成使用OA的习惯。

  从30个流程到300个流程

  东方电子本身是帮助企业开发信息化系统的，因此，其员工对系统研发驾轻就熟，这对于OA在他们内部的成功应用提供了一个便利条件。在上线之初，由于各部门的需求不同，因此需要各部门根据自己的需求个性化定制流程。在2008年底OA上线时，万户网络的研发团队为每个部门建立了两个流程，一共有30个流程，而到目前为止，流程已达到300多个，这些流程应用得非常好，让人吃惊的是，这些流程都是各部门内部负责OA系统的东方电子的员工所建立的。这也从一个侧面反映了OA系统在东方电子内容由被动推广到主动应用的过程。

  东方电子是很以开放的心态来接受OA的。当时的OA系统还算是新东西，东方电子也是第一次和万户网络合作，双方的配合还没那么默契，因此，在项目的实施过程中，双方存在着一些细小的矛盾，比如产品和实际需求之间有差异、在功能实现上的时间先后等。在项目的实施过程中，争论时有发生，双方经常弄得不欢而散，但是下次见面还继续讨论这个问题，直到解决。这些矛盾点反而让双方成了关系很好的朋友。

  经过一段时间的磨合，东方电子对万户网络的项目组的成员产生了信任，因此，他们也愿意听取万户网络项目组成员的建议。比如在当时建立工作流程时，万户建议他们先建立30 个流程，其余的流程由东方电子自己各部门的员工设置，当时东方电子欣然答应。这对于有些企业来说也许无法接受，他们会认为这是万户网络在减少工作量。正是在开放的心态和信任的基础上，东方电子的OA系统才能如此顺畅地上线、运行。

  记者手记

  先上IT还是先做流程梳理？

  是先上OA还是先做流程梳理咨询？这个问题一直困扰着许多企业CIO及CEO。从笔者采访的经历来看，大多数企业观念上倾向于先做流程梳理咨询，再上OA软件，因为现实中有许多企业上了OA却因为流程的混乱而造成OA项目的失败或者搁置。

  而另一方面，笔者从一些专业的咨询公司也了解到，其实进行流程梳理有个必要的前提条件，就是企业自身能有充足的系统的真实的流程应用数据，但大多数企业在咨询时并没有。如此就使得咨询公司不得不采用折中的方式，“临时抱佛脚”，进行调研。事实上，从企业的角度讲，先上OA，通过IT系统积累下充足的宝贵的数据信息后，咨询的成功率将大大提高。

  从咨询的角度看，如果先上OA，那么问题就转化为，在流程不够清晰的情况下，怎么样才能保证OA的成功应用，并通过OA积累下宝贵的流程应用信息？万户网络在东方电子的OA项目中正好给出了答案：先确定几个最简单、应用最广的流程，固化到OA上，通过这些流程的应用，让企业真实地体会到OA的价值，而后培养各个部门对应用OA上流程的自发性，逐步丰富OA上的流程，这样问题就解决了。

  更值得一提的是，流程一旦被固化到OA后，实践中企业管理者就能及时发现流程的细节问题，而后有针对性地修改和完善，又能在OA的应用中及时地得到反馈，这样一来，在一定程度上就实现了流程优化与管理实践的统一与融合。