案例解析：盾安集团八年“协同OA蜜月期”

  盾安集团创建于1987年，经过二十多年的艰苦创业已发展成为一家集装备制造、民爆化工、房地产开发、新材料开发、资源与能源开发等产业并行发展的多元化产业集团。拥有员工14,000余人，下属骨干企业70余家。

  盾安集团与万户网络的合作始于2004年，至2012年已有8年多的时间，盾安集团信息化总监朱向荣笑着向记者表示:“万户ezOFFICE以集团化的设计，良好的灵活性使得盾安与万户的关系一直非常融洽，目前ezOFFICE已成为盾安信息化的重要成果。”

  选型之难

  集团规模的迅速扩展给管理带来了巨大挑战，带来了信息沟通交流不畅、文件传递不及时、行政事务处理过程复杂、资源共享与利用不足等问题，导致整体劳动强度、出错率、办公成本都呈快速增长，而效率却无相应增长等情况。为了求得更快的发展以及加入WTO后的竞争优势，为保持良好的发展势头，集团在企业信息化建设方面进行了不懈的探索，根本解决上述问题，启动协同办公系统建设，成为集团深化管理的一大重要举措。

  盾安集团的OA系统需要满足三大要求，首先是方便集团化管控，盾安旗下有70余家公司，横跨六个产业，下设产业集团、二级子公司、三级子公司，其组织结构复杂，总员工数在一万名以上。其次是与SAP ERP的集成，集团计算机应用水平差异巨大，有些公司已经实施了办公自动化系统，也有些公司正在使用 SAP ERP这样的大型系统，而大部分公司仍停留在纸上办公的阶段。新的OA系统不仅要满足盾安员工的日常工作需要，更要能兼容原有SAP ERP系统。最后是复杂的环境、庞大的用户量导致了对功能需求、选型原则、集中式建设还是分布式建设等产生了争论，系统要满足集团用户数量大，同时在线人数众多的需求。

  这些使得整个选型分为了两个步骤：第一步是，功能需求定型。盾安最终的功能需求并没有将目标放在功能多、功能全，而是着眼于功能灵活、设计精、质量优化。第二步是产品架构定型。最终产品架构定于集中式实施，但以集群实施来满足用户数多的需求，在选型中，特别强调了选择的产品能够适应大规模运行的要求，要求系统能够支持2,000人甚至更多的人使用。并且产品要有极大的平台性、灵活性、可扩展性，能够适应集团发展规模不断扩大、功能不断提高的要求。

  纵观整个过程，盾安协同办公系统经过严谨、严格的选型，先后有二十多家厂商参与竞争，包括像用友、金碟、金和、泛微、万户网络等知名厂商，整个选型过程经历近半年的时间，先后举办了三次产品选型会和一次集团高管会议，集团总裁、董事局主要领导、集团信息化专业人员、集团企管(人力资源)系统高层领导均参与了选型过程。可以说，这种严格的选型工作，对项目的成功起到了至关重要的作用。最终在2005年12月，集团通过内部招标择优向万户网络技术有限公司购买了由其自主开发的平台化协同管理软件——万户ezOFFICE协同管理平台。

  使用之妙

  项目实施初期，盾安与万户网络曾经产生以谁为主的争议，这主要因为盾安集团网络中心本身具有较强的技术实力，同时盾安管理的复杂性，万户公司实施人员也难以把握。经过双方充分沟通，最终确认技术上以厂商为主、管理上以盾安为主的原则。这个原则的确定为盾安与万户合作长达7年的蜜月期打下了坚实的基础，截止2010年8月，全集团OA注册用户达到3,544人，平均在线1,000人以上。

  到目前为止，万户ezOFFICE已经在盾安集团的五大业务中得到了应用，包括首页门户、信息管理平台、工作流程、物品管理以及会务管理。朱向荣进一步总结说，万户能为盾安带来的价值可以总结为多个平台：

  一个统一的通讯平台。建立盾安集团内部统一的OA电子邮件系统，使内部通讯与信息交流快捷流畅。

  一个共享的信息发布平台。为信息发布、交流、收集及管理提供一个有效的场所，使各种信息能及时在盾安集团内得以传播、共享和利用，使其成为盾安集团对外宣传、内部经验交流、综合信息服务的窗口。

  一个协同的工作平台。实现盾安集团内部无纸化办公和各项工作、日常事务的高度自动化管理。推动盾安集团传统纸质公文办公向电子化流转审批方式;变革传统的日常办公方式，跨越办公地点和时间的限制，有效降低办公费用、劳动强度和出错率。

  一个知识管理平台。实现日常文字、数据、信息处理与传递的自动化;实现盾安集团内各部门间信息的网络化管理，充分利用盾安集团已拥有的各种信息资源、专家技能，提高公司的快速响应能力、工作效率。

  一个涵盖日常行政事务管理的平台。提供可扩展的各种业务辅助办公模块，增强办公自动化应用和管理范围。

  一个实现远程办公、移动办公的平台。实现盾安集团各公司间信息的顺畅传递。

  正如记者在采访盾安集团中所了解到的，“未来的办公系统已经不再是简单的将办公流程电子化，而是逐步渗入内部管理的发展变革过程中，更加贴近管理变革过程中各阶段的实际需求。”办公自动化已经演变为以知识管理、资源管理、流程管理、电子协作等为主要核心内容的企业综合办公信息系统。万户ezOFFICE协同管理平台以其先进的技术架构和技术特点灵活应对盾安集团不断变化和完善中的需求调整，充分体现了其可规划、可定制、可管理、可扩展等特性。目前，盾安集团的日常事务处理和办公过程已全部计算机化，每天都有近10,000多条新信息产生或传递中，已成为盾安集团不可或缺的办公平台，发挥着重要的作用。

  万户感言：

  在万户众多的集团型企业客户中，OA的全面应用是共同点之一，如伊利集团、美特斯邦威、东风汽车、中联重科、西山煤电等这些行业龙头企业的OA项目中，有一个共同的认识——OA系统的全员推广是实现信息化价值的基础和关键。而在此方面最有特色的正是盾安集团。

  当人们面对一种陌生的办公方式，如果是“被迫”接受的话，内心里不会真正喜欢，即使在短期内“上线”了，也很难真正用下去。这就是许多OA软件没能真正推广下去的原因所在。而类似盾安的策略，先让大家“喜欢”上OA，而后才能真正持续性的应用起来。

  协同OA是一个全员使用的系统，企业应用的越全面，越广泛，信息化发挥的作用就越大，软件对管理的价值也就越大。尤其是对集团型企业而言，OA应用的广度至关重要，只有大家都用了，系统才会记录到企业运营中的信息与数据，决策才能得到真实及时全面的信息支撑，策略也才会得到真正的推行落地。