OA办公系统工作流应用案例七:特殊的无流程
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企业内部的各项办公流程就像一条条管道,构成一张纵横交错的办公网络。管道设计者的工作是非常重要的,可以让企业的日常办公活动保持良好的秩序和效率。
特殊的流程
虽然流程多种多样,但万变不离其宗。华天动力将办公流程划分为七大类,并统称为“智慧流程”,包括固定流程、自由流程、半自由流程、自由顺序流程、分支流程、并发流程等,每种流程都是由一系列审批节点构成的有机系统。而有一种流程跟其他流程有很大的不同,它没有任何审批节点,也就是没有任何审批过程,华天动力称之为“无流程”。
这听起来有点拗口,但其实很好理解,我们先来看一个需求:
总经理出差不需要走任何审批流程,但需要秘书给他做个行程日志,将出差事项保存在OA系统的流程记录中,以便于日后查看和统计,秘书应该如何做呢?
这时候就可以使用华天动力协同OA系统的“无流程”方式。
“无流程”通常也称为“无需审批”。在华天动力协同OA系统中,将表单的流程设置为“无需审批”(如下图示),那么该表单在填写后将直接保存,没有审批过程。适用于那些无需审批的表单和流程,而仅仅记录保存和备忘查询等。
应用案例
金信集团要通过OA系统统计整个公司的差旅费,并将统计结果导入到公司的财务系统中。由于各部门的差旅费单据都是在OA系统上审批的,所以在报表中心中可以直接生成差旅费汇总表。
但总经理赵华威的差旅费怎么统计呢?他的出差次数很多,费用也很高,但因为不需要在OA系统中走审批流程,所以没有单据,也就无法将差旅费直接汇总到费用总表中。
信息部经理姜程研究了一下这个事情,发现可以利用华天动力OA系统中的无流程模式来实现。他设置了一个无流程审批单,让行政秘书王倩将赵华威的差旅费录入到单据中,但无需审批,直接保存,这样系统中就有了赵华威的差旅费单据,很方便的就将其差旅费自动汇总到费用总表中了。
后记
“无流程”看起来是一种极其简单的流程,而它确实也没什么技术含量,但所谓看起来容易做起来难,要发现这样一个实用、细微的流程类型,必须要经过大量的应用实践,华天动力也正是根据众多客户的实际需求才总结出来这个流程类型。
其实对协同OA系统而言,无论多么先进的理念、多么高深的技术、多么复杂的功能,对客户来说都不重要,最重要的是,你能否提供一个适用、实用、易用的软件,让客户用起来顺手、方便,真正解决他的问题。
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